Die Großen fangen öfter an. Die Kleinen werden schneller fertig.

Deine Leute nutzen längst KI. Nur oft nicht im Büro, sondern abends zu Hause, manchmal mit Firmendaten. Könnte sein? Dann ist es ein sicheres Zeichen dafür, dass KI im Unternehmen selbst nicht vorankommt.

Warum ist KI in manchen Unternehmen nach Tagen im Alltag angekommen und in anderen nach zwei Jahren immer noch nicht? Die Zahlen geben eine erste, überraschende Antwort.

Was die Zahlen sagen

Im Mai 2026 hat das ifo Institut gefragt, wer KI in seinen Abläufen nutzt. 67 Prozent der großen Unternehmen sagen ja, 51 Prozent der kleinen und 47 Prozent der mittleren. Der Mittelstand liegt also nicht in der Mitte; er liegt hinten. Nach Branchen: Industrie 59 Prozent, Dienstleister 56, Handel rund 45, Bau 40.

Was die Zahl nicht sagt: „Nutzen“ heißt hier, irgendwo im Haus läuft KI. Ob sie in den Abläufen angekommen ist und ob jemand heute anders arbeitet als vor zwei Jahren, misst keine Umfrage. Meine Erfahrung dazu ist deutlicher: Die Großen fangen öfter an. Die Kleinen werden schneller fertig.

Das kleinste Beispiel: mein Einzelunternehmen

Repräsentativ ist das nicht; aber es zeigt, was ohne Hürden möglich ist. In den letzten 18 Monaten habe ich in meinem Einzelunternehmen mit Claude ein CRM in Notion gebaut, drei Webseiten aufgesetzt, einen digitalen Sparringspartner mit meinem Denkmodell und einen Zitate-Bot erschaffen. Dazu Marktrecherchen, das adressierbare Marktvolumen für mehrere technische Unternehmen, Produktflyer, Investorenpräsentationen und Vertragsentwürfe, die nur noch anwaltlich geprüft werden mussten. Und als Schmankerl meine Reise auf die Kykladen.

Von der Idee bis zur täglichen Nutzung vergeht meist ein Tag. Morgens kommt die Idee, dann setze ich mich ran. Rund wird es manchmal erst später; angefangen wird sofort.

Bei der WelikeU GmbH, im Team, läuft es ähnlich. Dort arbeiten wir mit Langdock, einer KI-Plattform aus Berlin mit Servern in der EU.

Wo es in größeren Häusern hängt

Ich spüre immer wieder dieselben Hürden:

1. Keine Zeit. Wer im Tagesgeschäft gefangen ist, kann keine eigenen Erfahrungen mit KI in seinem Fachgebiet sammeln. Genau die braucht es aber, um auf Augenhöhe mitzureden.
2. Unklare Verantwortung. Früher war so etwas Sache der IT. In Vertrieb und Marketing gehören die Verantwortlichen des Geschäftsbereichs ans Steuer, denn nur sie kennen ihre Probleme. Die IT hilft als Dienstleister, nicht als Verhinderer.
3. Eine Führung, die nicht mitträgt. Meist nicht aus Ablehnung, sondern weil die eigene Erfahrung fehlt und der Kalender voll ist.
4. Angst. Vor dem Jobverlust, vor Datenschutzfragen, vor Risiken, die niemand persönlich unterschreiben will. Betriebsrat und Datenschutz stellen berechtigte Fragen; daraus darf nur kein Dauerzustand werden. Datenschutz und der EU AI Act gehören beachtet, keine Frage. Sie stehen aber oft quer zur Innovationsgeschwindigkeit, die Europa gerade bräuchte.
5. Kein Budget. Meist ist schlicht nichts eingeplant.
6. Werkzeug zuerst. Hauptsache, man hat mal etwas ausprobiert. Nach drei Wochen heißt es dann: bringt nichts.

Damit zurück zum Anfang: Wer im Büro nur ein freigegebenes Werkzeug hat, das für seine Aufgabe nicht reicht, macht es abends privat. Mit Firmendaten, in einer kostenlosen Version, die Eingaben je nach Einstellung zum Training verwenden darf. Das Risiko, das man mit der Sperre vermeiden wollte, entsteht so erst recht.

Warum der Mittelstand hinten liegt

Viele mittelständische Industriebetriebe kämpfen nun bereits seit Jahren um jeden Auftrag. Das Dringende schlägt oft das Wichtige. Dazu kommt eine schwergewichtige, gewachsene Kultur, in der Software eher Werkzeug am Rand ist als Arbeitsplatz; ich bin selbst Jahrgang 1967 und weiß, wovon ich rede. Ich erlebe den Mittelstand gerade in einer Orientierungsphase: Er will, aber ihm fehlt die Sicherheit, wie.

In der Softwarebranche ist das anders. Dort arbeitet man seit Jahren in Software; die KI setzt sich wie ein Cockpit obendrauf. Im Maschinenbau steckt immer Hardware dahinter. Und immer die Menschen. Entwicklung und Markterschließung haben einen anderen Takt. Zwei Welten.

Erst die Grundlagen

In vielen Industriebetrieben sind die Hausaufgaben nie sauber gemacht worden. Wie groß ist unser adressierbarer Markt wirklich? Worin unterscheiden wir uns? Wer ist der Wettbewerb, welche Segmente zählen, wer sind die idealen Kundinnen und Kunden als Menschen? Früher blieb das halbherzig, weil Marketing und Vertrieb nicht zusammengearbeitet haben (und es meistens bis heute nicht tun) und weil es viel Arbeit war. Heute ist genau diese Arbeit mit KI in Tagen machbar. Für mich ist das der beste Einstieg; nicht das nächste Werkzeug. Wie das als Ganzes aussieht, beschreibe ich in Vertrieb, Marketing und Service als ein System.

Das passende Modell, die Erfahrung eines Menschen und ein Problem, das dieser Mensch wirklich kennt. Fehlt eins davon, bleibt es Spielerei.

Was ich Geschäftsführenden rate

1. Freiraum geben: für die Leute, die vorangehen sollen, rund 20 Prozent der Arbeitszeit; zeitlich begrenzt, aber ernst gemeint.
2. Selbst anfangen. Am schnellsten geht es dort, wo die Chefin oder der Chef es selbst erlebt hat und es dann vorlebt. No CEO, no party. Philipp Depiereux nennt das „Mut zur KI“; so heißt auch sein Buch mit Friedrich Arnold (GABAL, 2026). Für mich die Fibel, wenn es um die Umsetzung geht.
3. Ein Problem auswählen, nicht ein Werkzeug.
4. Am Montagmorgen das eigene Cockpit öffnen: die Woche mit der KI ordnen, ansehen, was sie schon erledigt hat und welche Branchennachrichten ein Agent eingesammelt hat, und entscheiden, wie man priorisiert, was man diese Woche weiterbaut.

Mein eigener Umweg

Ich habe gefühlt etwas spät Ordnung in mein Cockpit gebracht und dadurch Zeit mit Suchen verloren. Strukturiert mit KI zu arbeiten ist eine eigene Disziplin, insbesondere wenn man in Teams damit arbeitet. Fehler gehören dazu; fast jedes Mal, wenn ich mit etwas fertig bin, sehe ich, wie es schneller gegangen wäre. Das macht nichts.

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„Do or Die: KI im Vertrieb zwischen Mut und Umsetzung“: Ann-Kathrin de Moy und ich im Gespräch mit Philipp Depiereux. Warum Mut trainierbar ist und weshalb es bei KI in Deutschland selten an Ideen fehlt, sondern an der Umsetzung. Aus dem Verbands-Podcast VTalk, powered by WelikeU. Zur Folge auf YouTube

Woran hängt es bei dir im Unternehmen: an der Zeit, an Freigaben, an der Führung oder an etwas, das hier fehlt? Schreib mir gerne auf LinkedIn.